لا يوجد عمل بدون هاتف و غالبا ما تكون مضطرا فى عملك للرد على الهاتف و هناك اتيكيت خاص يجب اتباعه فى تلك الحاله يجب أن نعلم جيدا انه بالرغم من التطور السريع فى وسائل الاتصال الا ان الهاتف هو اكثرها استخداما و لذلك يلجا اليه الكثير من الموظفين او العملاء او حتى المديرين عندما نتحدث فى الهاتف فان الشخص الذى نحدثه لا يرانا و لذلك انطباعه الاول عنا سيكون ناتج عن نبره الصوت و الكلمات التى نختارها و طريقه الحديث

الطريقه الرسميه للرد على الهاتف :

اذا كان المتصل من غير الموظفين بالشركه :  القاء التحيه اولا ثم ذكر اسم الشركه ثم اسمك ثم سؤال المتصل كيف يمكنى ان اساعدك و عند الانتهاء من الحديث تسأله مره اخرى ان كان لديه استفسار اخر ثم تغلق المكالمه بشكره على الاتصال و تتركه هو الذى يغلق الخط .

استعمال الالقاب شىء هام لا يجب ان نغفله فهو يدل على الاحترام و على انك مهتم بصاحب الاتصال

اذا كان المتصل من الموظفين العاملين فى الشركه فستذكر اسمك فقط و ستعطيه اهتمامك اثناء حديثه اذا لم   تستطع الرد على المكالمة فمن الافضل اعاده الاتصال فى اقرب وقت و ان لم تستطع فأجعل احد معاونيك او زملائك يقوم بهذا الاتصال حتى لا تعطى الطرف الاخر احساس بأنك اهملته

اذا كنت تتلقى مكالمه لمديرك و أحد زملائك فتذكر جيدا اسم المتصل و الموضوع سبب الاتصال و احتفظ بورقه و قلم دائما بجانبك حتى تكتب ما قد تنساه و حتى لا تترك المتصل على الهاتف بينما انت تبحث عن ورقه او قلم و من الممكن ان تعيد سؤاله مره اخرى عن البيانات التى اعطاها لك للتأكد منها

من الافضل ان تعرض على المتصل ان يبلغك  رساله لمديرك او زميلك عن ان تنتظر ان يطلب هو ذلك منك

لا تترك من تحدثه على الهاتف و اذا اضطررت لذلك فاطلب منه الاذن و انتظر موافقته و لا تتركه اكثر من 60 ثانيه الا ان كان الامر يستدعى ذلك و عند العوده اشكره على الانتظار اولا

عند استقبال أي مكالمة ابتسم حتى تظره تلك الابتسامه على نبره صوتك فهى تعطى شعورا بالالفه ؛انتظر حتى ينتهى الطرف الاخر من حديثه ولا تقاطعه و عندما يصمت انتظر ثانيتين ثم تكلم حتى تتأكد انه انتهى من كلامه

اذا كان من يحدثك ثرثار فتأكد على ان توضح له انك قد فهمت ما يريد حتى لا يعيد تكرار نفس الكلام مره اخرى معك
اذا تم قطع المكالمه لاى سبب خارجى فعليك ان تعيد الاتصال بمن كان يحدثك

اذا كان عملك مرتبطا باستقبال المكالمات فيجب ان تكون هادئا و نبره صوتك رقيقه واضحه مع ابتسامه و كن على استعداد للتعامل مع مختلف الشخصيات فستجد من يحدثك بهدوء و ستجد من هو عصبى المزاج او بطىء الفهم و فى كل الاحوال يجب ان يكون رد فعلك واحد فى كل المواقف

قد يهمك ايضا :

اتيكيت التقاط الاشياء

أصول التصرف في 5 مواقف مستفزة